Tecnologia

Un Network di Agenti Immobiliari organizzati

Un sistema di gestione di Agenzia e di pubblicazione degli immobili semplice ed efficiente.

Il sistema di gestione messo a disposizione degli Associati si configura come uno strumento unico di trattazione dei client i, deigli immobili e della loro documentazione. Attraverso il sistema, è possibile effettuare la pubblicazione degli immobili direttamente su tutti i portali ed i principali quotidiani di settore senza necessità di un continuo aggiornamento e riedizione delle uscite pubblicitarie. Inoltre lo stesso strumento è in grado di rispondere automaticamente alle vostre mail e proporre i vostri immobili: si possono inviare mail ed sms in grande quantità, ma avendone sempre il controllo. L'organizzazione dell'agenzia è completata da centralino telefonico: aumenta l'efficenza dell'azienda, fa risparmiare ed è integrato col sistema gestionale Contattaci allo 06.99197914 o su info@grupporeali.it

Il Gestionale REALI per conservare i dati mentre si lavora

Abbiamo notato che almeno l'80 percento delle agenzie che comprano il software Gestionale REALI avevano comprato già un software: installato, pagato e mai utilizzato (o nei migliori casi utilizzato pochissimo). Il Gestionale REALI è in grado di rispettare i processi lavorativi secondo principi ergonomici e fornisce qualcosa che va oltre la semplice trasposizione di un archivio cartaceo su supporto elettronico : quasi sempre i "gestionali immobiliari classici" vengono utilizzati solo per memorizzare i dati di immobili, clienti, appuntamenti, etc. ma così facendo si fa un lavoro doppio: prima si prende un appuntamento sull'agenda e poi lo si registra sul computer Il Gestionale REALI invece offre l'opportunità di fare il lavoro direttamente con il computer per risparmiare tempo ed aumentare l'efficienza e la produttività dell'agenzia . Questo è possibile perchè nel Gestionale sono presenti le procedure fluide e semplici per ogni attività che normalmente viene svolta in un agenzia immobiliare. Inoltre, collegando il computer con il centralino, il gestionale apre la scheda del cliente mentre sta chiamando e attiva tutte le procedure che possono servire all'operatore registrandone al contempo il lavoro.

Invio di Sms ed Email ai propri clienti

Questo servizio è molto valido per proporre tempestivamente un immobile appena acquisito a tutte le persone che hanno lasciato una richiesta congruente e a cui quell’immobile potrebbe andar bene. La procedura di invio è semplicissima : dalla scheda immobile con un tasto si fa l’incrocio con le richieste, premendo un altro tasto e specificando il testo del messaggio si invia l’avviso a tutte le richieste che cercavano un immobile con quelle caratteristiche. Considerando la velocità e l’altissimo livello di diffusione e familiarità con queste nuove tecnologie da parte deli clienti, questo strumento di comunicazione si rivela particolarmente efficace per diversi motivi: dapprima il risparmio di tempo e di costi telefonici, in secondo luogo la velocità con cui riesco a fare degli appuntamenti, spesso anche il giorno dopo l’acquisizione dell’immobile, con estrema soddisfazione da parte del proprietario.

Connessione di sedi diverse della stessa agenzia

E' possibile utilizzare il Gestionale REALI dalle diversi sedi di una stessa agenzia o da un gruppo di agenzie che desiderano condividere informazioni , in modo che ogni utente possa collaborare in tempo reale ed inserire dati visibili a tutti gli altri. La modalità di condivisione dei dati può essere totale o parziale : in funzione del tipo di interscambio desiderato tra le varie sedi/agenzie è possibile infatti decidere se condividere "tutto" (quindi immobili, richieste, notizie, agende, etc) oppure solo una parte di dati, mantenendone riservati altri.

Pubblicazione immobili

Ogni immobile inserito nel Gestionale REALI viene pubblicato su tutti i portali internet, in automatico, corredato di foto, planimetrie e mappa relativa al posizionamento geografico (di zona o con indirizzo specifico). Inoltre gli annunci per il Portaportese, sia cartaceo che on line, possono essere inviati dal gestionale stesso con foto, planimetrie e link. Ovviamente qualsiasi variazione fatta alla scheda immobile (ribasso, aggiunta di foto, eliminazioni, etc) viene inviata anche ai portali e giornali : in questo modo si evita la noiosa e dispendiosa attività di aggiornamento dei vari annunci.

Acquisizione

L’acquisizione è sicuramente l’attività che impegna maggiormente le risorse dei collaboratori dell’agenzia immobiliare. Proprio per questo motivo è anche la parte in cui il Gestionale REALI riesce a semplificare di più il lavoro . La gestione delle notizie è stata studiata nei minimi dettagli per consentire una notevole fluidità operativa indispensabile in considerazione della quantità di operazioni spesso necessaria per ottenere degli appuntamenti: per esempio è possibile fare una telefonata di acquisizione utilizzando solo il mouse, senza dover toccare neanche una volta la tastiera, pur registrando volta per volta le obiezioni del cliente. Altre funzioni invece aiutano il cosiddetto “sviluppo” della notizia: E’ molto semplice per esempio lo sviluppo di una notizia interrogando il database delle strade, palazzi e proprietari, un archivio in cui l’agenzia può censire a poco alla volta gli immobili di tutte le zone in cui opera, specificando se quell’immobile è occupato dal proprietario, o da un inquilino o addirittura vuoto. Il Gestionale REALI inoltre, quando l’utente entra nel programma, segnala automaticamente quali sono le notizie da ricontattare oggi. Basta un click e si può far partire la telefonata di acquisizione, che con il modulo di integrazione telefonica, può essere fatta anche direttamente dal computer. Addirittura la telefonata di acquisizione fatta in questo modo può anche essere registrata per riascoltarla successivamente per valutare eventuali errori da correggere nell’impostazione dell’iterazione con il cliente. Inoltre grazie al modulo statistiche è possibile valutare la quantità e la qualità delle telefonate effettuate da tutti i collaboratori dell’agenzia per correggere eventuali deficienze. L’obiettivo del Gestionale REALI è aumentare la produttività dell’agenzia e questo sicuramente può essere fatto gestendo al meglio l’acquisizione.

La Gestione delle Richieste

Le richieste sono senza dubbio l’archivio più numeroso di una agenzia immobiliare . E’ molto probabile che un archivio di richieste di un’agenzia media sia dell’ordine delle migliaia di persone. D’altronde insieme al portafoglio immobiliare ed alle notizie, le richieste costituiscono il vero patrimonio dell’agenzia. Quando entra un nuovo immobile è importantissimo sfruttare la richieste presenti in banca dati per fissare subito degli appuntamenti . Il Gestionale REALI, con il sistema dell’incrocio incrementale aiuta l’operatore a selezionare tra le centinaia di richieste solo quelle dieci-quindici che più corrispondono alle caratteristiche dell’immobile nuovo acquisito. Man mano che l’azione di promozione va avanti è possibile allargare i parametri di incrocio per incrementare il bacino di potenziali acquirenti senza lasciare nulla di intentato. Il dubbio che il Gestionale REALI cerca di risovere è il seguente: mi è entrato un tre locali di 100 mq, chiamo anche le richieste che cercano dei tre locali di 120 mq? La risposta giusta è: certo, se ancora non lo hai venduto alle richieste che cercano i 90 / 100 mq, hai l’opportunità di chiamare o inviare un sms anche alle persone che lo cercherebbero più grande, con cui avresti in teoria meno probabilità di fissare un appuntamento, ma le cui esigenze potrebbero essere cambiate. Quindi: una gestione delle richieste fatta in questo modo non lascia nulla di intentato ma ottimizza il lavoro e le risorse aumentandone la produttività. Inoltre la proposta di un immobile ad una richiesta è inserita in una procedura guidata che facilità l’operatività dell’utente: è possibile chiamare una richiesta proporgli diversi immobili, inserendo volta per volta l’obiezione fatta dal cliente se non fissa l’appuntamento, senza mai toccare la tastiera ma solo usando il mouse. Questo proprio perché il Gestionale REALI è pensato per fare il lavoro direttamente con il computer: gli utenti hanno due mani e noi pensiamo che con una debbano utilizzare il telefono e con l’altra il mouse.

Clienti che devono vendere e comprare

Nella situazione di mercato attuale in cui il 70% delle famiglie italiane hanno già una casa di proprietà, il lavoro dell'agente immobiliare è cambiato. Da un semplice lavoro di intermediazione articolato in acquisizione e vendita di un bene (la casa), l'agente immobiliare oggi si ritrova nella maggior parte dei casi a dover gestire operazioni congiunte in cui il cliente deve vendere un'abitazione per comprarne un'altra: deve cioè realizzare un progetto . Nel Gestionale REALI la gestione delle richieste e delle notizie è perfettamente integrata per favorire il lavoro dell'agente immobiliare: è possibile affidare la gestione congiunta di un cliente ad un unico agente oppure a due agenti diversi (un acquisitore ed un venditore) e gestire questi clienti che rappresentano una "doppia operazione" per l'agenzia in maniera più attenta. Per esempio quando entra un nuovo immobile è possibile proporlo per prima a quelle persone che hanno anche una notizia: dopo avergli fatto vedere un immobile idoneo alla realizzazione della loro progetto di cambiamento evidentemente saranno più predisposti a darci un incarico di vendita. Un altro esempio: è possibile selezionare tutte le notizie che hanno anche una richiesta (elemento che viene evidenziato anche a video nella scheda) per fare delle telefonate di acquisizione diverse dal solito, partendo magari dalla proposizione di un immobile, mostrandosi interessati alle reali esigenze del cliente (e non soltanto al suo appartamento come spesso il cliente percepisce). Questo è uno degli elementi che contraddistingue il Gestionale REALI: il lavoro di analisi continua fatta quotidianamente insieme ai nostri clienti ci consente di carpire le evoluzioni ed i cambiamenti del mercato dei servizi immobiliari ed implementare nuove strategie e modi di operare con il programma per ottenere una performace sempre migliore.

La gestione della vendita

Nella gestione degli immobili il Gestionale REALI si differenzia per la particolare attenzione che viene data all’analisi della promozione commerciale di ogni singolo immobile ed alla relativa relazione con il proprietario. In questa situazione di mercato spesso i proprietari pensano che il proprio immobile abbia un valore più alto di quello che la gente è disposta a pagare per un immobile di quel tipo. Diventa molto importante quindi riuscire a far capire ai proprietari che un ribasso di prezzo spesso è l’unica strada per arrivare alla definizione dell’affare. Il nostro Sistema Gestionale aiuta l’acquisitore in questo compito attraverso tutti gli strumenti per analizzare prima tra se e se, e relazionare poi al proprietario l’andamento della promozione del suo immobile : le uscite pubblicitarie su cui è stato pubblicato , le telefonate di proposta fatte e ricevute con le relative obiezioni e le visite effettuate con i relativi commenti. Tutto questo è racchiuso nella scheda immobile, insieme ovviamente a tutti i dati per descrivere in maniera semplice, esaustiva ma non troppo, l’immobile ai potenziali clienti interessati. Inoltre è possibile stampare periodicamente dei moduli in cui sono riassunte tutte le attività di promozione commerciale da analizzare insieme al proprietario. E’ possibile impostare nella scheda immobile un tempo di ricontatto del proprietario in modo tale da essere avvisati periodicamente di dover relazionare con quel cliente.

Agenda appuntamenti e Planning

La gestione completa dell’agenda degli appuntamenti al computer si può dire che è la cosa più comoda del Gestionale REALI . E’ lo strumento ideale per la collaborazione all’interno dell’agenzia e tra le varie sedi dell'agenzia. Attraverso le varie tipologie di visualizzazione del planing è possibile a colpo d’occhio immediato sapere in qualunque momento dove si trovano gli agenti , chi è libero ad una determinata ora per fissargli un appuntamento. Quali appuntamenti ci sono già inseriti per un determinato immobile per accodarne altri. Quali sono gli appuntamenti ancora da confermare. Quando sono libere contemporaneamente più persone per fissargli una riunione o degli affiancamenti. Spostare un appuntamento di ora, giorno o funzionario è un’operazione semplicissima che non lascia nessun groviglio di cancellature o cose varie sui tradizionali quadri cartacei. Ma soprattutto tutti gli appuntamenti fatti o annullati, anche dopo diverso tempo sono sempre lì memorizzati e ricercabili per le analisi più disparate: ma quanti appuntamenti abbiamo fatto a settembre dell’anno scorso rispetto a settembre di quest’anno. Oppure è quasi sempre sorprendente scoprire che per ogni 60/70 appuntamenti che facciamo ce ne sono altrettanti 30/40 che vengono annullati e a cui spesso non si da tanta importanza (soprattutto con i proprietari degli immobili in gestione) Insomma, l’agenda del Gestionale REALI è studiata per un uso naturale e spontaneo, ma che permette di ritrovare tutto il lavoro fatto nel tempo. E per i più nostalgici è prevista inoltre una stampa su carta del tradizionale quadro appuntamenti cartaceo con la tabella dei giorni e dei funzionari, con le righe delle ore e degli appuntamenti.

Statistiche

In qualunque azienda l'analisi delle statistiche è un aspetto fondamentale su cui spesso è basato il successo dell'impresa . In un agenzia immobiliare, dove la cosa più importante sono le risorse umane e gli investimenti pubblicitari, diventa vitale mantenere costantemente sotto controllo il raggiungimento degli obiettivi prefissati , con lo scopo di poter apportare le dovute correzioni prima che sia troppo tardi. Il Gestionale REALI ha la particolarità di essere d'aiuto ai responsabili , in quanto i dati per le statistiche vengono raccolti automaticamente man man che i collaboratori lavorano senza che questi facciano nulla di particolare (anzi non se ne accorgono nemmeno). Il programma infatti è studiato con dei percorsi obbligati per eseguire le operazioni: con l'esperienza abbiamo visto che i dati raccolti dai nostri clienti che usano il Gestionale REALI sono realmente affidabili grazie a questo sistema.

Organizzazione aziendale

Il Gestionale REALI è nato dalle esigenze organizzative di un grosso studio e dalla necessità di fornire uno strumento evoluto a tante piccole realtà immobiliari. Nel tempo si è evoluto nei contenuti tecnologici ma anche procedurali . In questi anni sono stati inseriti tutta una serie di meccanismi che consentono di attuare in agenzia un insieme di logiche aziendali e procedure organizzative indispensabili a gestire la crescita dell’azienda stessa e motivare la sviluppo professionaledei propri collaboratori. Vediamo solo un esempio concreto per capirci meglio: quando arriva una telefonata dalla pubblicità, nella piccola e media agenzia l’appuntamento viene fissato in maniera piu o meno casuale al funzionario tizio piuttosto che caio. Questo meccanismo può essere evoluto impostando un criterio aziendale meritocratico : l’appuntamento scaturito da una telefonata proveniente dalla pubblicità e quindi da una fonte considerata aziendale e non personale, il Gestionale REALI può assegnarlo automaticamente seguendo unaclassifica meritocratica di funzionari , che a sua volta può essere formulata dal software considerando contemporaneamente ed in tempo reale un insieme di parametri di produttività di ogni singolo agente per esempio il numero di notizie raccolte piuttosto che il numero di appuntamenti fissati su sue telefonate e realmente effettuati nell’ultimo mese, o ancora il numero di proposte raccolte o il fatturato e così via. In altre parole, indipendentemente dal fatto che l’agenzia lavori già tanto e bene di suo, perché in tanti anni ha consolidato un portafoglio clienti ed un nome piuttosto conosciuto e stimato sul mercato, ciascun collaboratore è stimolato a mantenersi su certi standard di produzione personale e metterci sempre qualcosa di suo nel lavoro e non ad adagiarsi su ciò che l’azienda gli passa come “pappa già pronta”, che al contrario viene distribuita proprio a coloro che si impegnano maggiormente. In altre parole ancora questo riduce il rischio di trasformare il successo e l’avviamento dell’azienda in una mancanza di stimoli da parte dei collaboratori per un ulteriore crescita.

Il centralino telefonico evoluto REALI

Il Metodo di lavoro REALI si avvale anche di un centralino telefonico evoluto che, oltre la più completa integrazione con il Sistema Gestionale, permette di: - Risparmiare sulle chiamate ai telefoni cellulari - Avere sempre a portata di mano l'elenco delle chiamate fatte/ricevute divise per funzionario o divise per cliente - Proteggere il proprio investimento: un centralino tradizionale si cambia mediamente ogni 7 anni, il centralino REALI è già predisposto per integrare le linee VOIP - Espandere o diminuire il numero di lineee a disposizione senza i costi e tempi degli attuali gestori telefonici - Bloccare le chiamate ai telefoni cellulari o ad alcuni numeri di telefono, anche solo per alcuni interni - Utilizzare tutte le funzioni di programmabilità di un centralino TOP, ma avendo la programmazione e le modifiche garantite e incluse nel canone REALI: impostare gruppi di squillo, utilizzare contemporaneamente le segretarie di più sedi, autorisponditore a fasce orarie, segreteria telefonica per ogni utente, messaggio vacanze, elenco chiamate non risposte ecc. - Rispondere e inoltrare le chiamate dovunque io sia: si può lavorare in telelavoro o in diverse sedi collegate sfruttando al meglio tutte le risorse umane - Registrare le telefonate che devono avere valore legale - Rispondere con il proprio smartphone alle chiamate in arrivo al centralino (senza pagare costi aggiuntivi) - Visualizzare il nome del cliente che ci sta chiamando, prima di rispondere al telefono

Integrazione con il Sistema Gestionale REALI

L'applicazione al Sistema Gestionale REALI ed al mondo dell'intermediazione immobiliare in generale, consente di ottenere risultati sorprendenti : - Quando arriva la chiamata di un cliente, prima di rispondere, si apre la scheda degli immobili che ha eventualmente già visto con l'agenzia - Posso impostare la funzione "segui il cliente": quando chiama un cliente che è seguito da un funzionario, il centralino dirotterà automaticamente la chiamata al funzionario stesso. - Le segretarie o i funzionari possono rispondere alle chiamate, interagendo con l'archivio dell'agenzia, anche in un'altra sede o in telelavoro. - Posso vedere l'elenco delle chiamate fatte/ricevute/perse divise per cliente o per funzionario, indifferentemente se fatte dal cellulare aziendale o dal telefono fisso - Per ogni chiamata ricevuta viene creata una scheda richiesta già compilata con il telefono chiamante e i dati dell'immobile a cui è interessata, manca solo il nominativo La tecnologia REALI, studiata e sperimentata con le agenzie immobiliari, è funzionale a sviluppare l'attività commerciale pur mantenendo sotto controllo i costi . Inoltre acquistando tutti i servizi da REALI, dal Sistema Gestionale alla pubblicità al centralino telefonico, si ha sempre la certezza di un'assistenza efficace e veloce . L'unico modo per aumentare i contatti e le vendite di un'agenzia, potendone sempre regolare l'efficacia e sempre con la certezza di avere un team di professionisti che sappiano intervenire in qualsiasi momento, è rivolgersi ad un'azienda ai massimi livelli nel campo e consolidata nel tempo: REALI